Segue a orientação e lista de documentação necessária para instrução processual para firmar o Termo de Execução Descentralizada.

O Coordenador interessado deverá apresentar o projeto junto à unidade interessada para aprovação, antes mesmo de submeter a proposta ao MEC ou a outro órgão descentralizador, caso seja aprovado o mesmo deverá prosseguir  com os devidos trâmites apresentados abaixo:

Cabe lembrar que, o articulador das tratativas iniciais será indicado como Coordenador, o qual tem como função principal dialogar com a Instituição parceira, sendo o intermediador em todas as tratativas desde a formalização do instrumento legal, acompanhamento da execução do TED e prestação de contas. Fica estabelecido também, conforme Resolução nº 001/2020-CUni,

Art. 7° A gerência dos recursos recebidos de Termos de Execução Descentralizada (TED) e/ou outros instrumentos congêneres é de responsabilidade do coordenador do projeto, que deverá executar, conforme o Plano de Trabalho homologado pelo órgão concedente. Parágrafo único. Os prazos e limites para a execução do projeto a que se refere o caput, serão o estabelecido pelo órgão concedente.

Junto com a solicitação, deverão ser encaminhados os seguintes documentos:

I- Proposta apresentada a unidade interessada (Projeto);

II- A aprovação da proposta apresentada pela unidade interessada com indicação de coordenador;

III- Comprovante de Registro do Projeto, em caso de Projeto de Pesquisa (PRPPG/PRAE);

IV- Minuta Padrão do TED (conforme modelo disponibilizado pela Plataforma + Brasil do Ministério da Economia). Contendo o seguinte, conforme estabelecido no Decreto 10.426, de 2020:

a) o objeto e seus elementos característicos, em consonância com o plano de trabalho aprovado e assinado, que integrará o termo celebrado;

b) as obrigações dos partícipes;

c) a vigência, fixada de acordo com o prazo previsto para a consecução do objeto e em função das metas estabelecidas;

d)  os valores e a classificação funcional programática;

e) a destinação e a titularidade, quando for o caso, dos bens adquiridos, produzidos ou construídos em decorrência da descentralização de créditos e dos bens remanescentes quando da conclusão ou extinção do ajuste, observada a legislação pertinente; e

f) as hipóteses de denúncia e rescisão. 

V- Plano de trabalho (conforme modelo disponibilizado pela Plataforma + Brasil do Ministério da Economia), devidamente assinado, contendo o seguinte, conforme estabelecido no Decreto 10.426, de 2020.

a) A descrição  do objeto;

b)  A Justificativa para a celebração do instrumento;

c) o cronograma físico, com a descrição das metas e dos produtos pactuados, as unidades de medida, a quantidade e os valores unitários e totais;

d) o cronograma de desembolso;

e) o plano de aplicação consolidado até o nível de elemento de despesa;

f) a identificação das unidades descentralizadora e descentralizada, com discriminação das unidades gestoras; e

g) a identificação dos signatários.

O objeto deve ser descrito no Plano de Trabalho com um nível de detalhes que permita sua execução sem a existência de dúvidas. Quando o objeto for complexo, será necessário elaborar um termo de referência ou um projeto básico (no caso de obras), com o intuito de possibilitar a descrição adequada do objeto. Por outro lado, se o objeto for simples, uma descrição textual no plano de trabalho será suficiente.

Em síntese, apenas quando o objeto for complexo e você entender que não basta descreve-lo no plano de trabalho, será necessário elaborar o termo de referência. É uma decisão que deve ser adotada caso a caso, sempre levando em conta a complexidade e o custo do objeto, se há necessidade de uma metodologia de trabalho específica e demais características peculiares que tornem aquele objeto mais difícil de executar.

VI- Declaração de Compatibilidade de Custos (conforme modelo disponibilizado pela Plataforma + Brasil do Ministério da Economia);

VII- Declaração de Capacidade Técnica da Unidade Descentralizada (conforme modelo disponibilizado pela Plataforma + Brasil do Ministério da Economia);

IMPORTANTE: Solicitar apoio a Pró-Reitoria de Administração Setor de Contabilidade/Financeiro da Unidade que auxiliará na definição das rubricas e também sobre a viabilidade da execução orçamentária e financeira na Unidade Gestora.

Essa medida adotada visa sabermos sobre a possibilidade de conseguirmos executar ou não o que fora previsto. Evitando também que ocorram devolução de recursos por não execução.

VIII-Termo de compromisso e responsabilidade do coordenador devidamente assinado (conforme modelo disponibilizado pela CCONV);

IX-Habilitação Jurídica Da Entidade Parceira:

1. Documentação pessoal do Responsável Legal (R.G., C.P.F. e Comprovante de Endereço);
2. Comprovante de Representante Legal da Instituição parceira (Termo de Posse, Ata de Eleição, ou equivalente.);
3. Contrato de Razão Social ou Equivalente;
4. Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral – C.N.P.J;
5. Regularidade Fiscal: Certidões: FGTS, Receita federal, Município; CND; Trabalhista.

X- Análise Técnica Prévia e Consistente do setor interessado/beneficiado/vinculado ao projeto (Conforme modelo disponibilizado);

No que tange a análise técnica, esta deve conter a descrição completa e minuciosa do objeto a ser executado e das metas a serem atingidas, bem como as justificativas para a celebração do termo. Além do mais, a análise técnica deverá demonstrar o interesse público que se busca atender com a formalização do termo, bem como a caracterização do interesse recíproco. Noutros termos, deve-se justificar a escolha das entidades signatárias, comprovando que a atividade a ser desenvolvida se afina com as finalidades institucionais da parceira. Também deve deixar claro se a UFRR possui ou não condições de executar o que fora previsto.

XI- No caso de obras, além da documentação acima, deverá ser providenciado também:
                 a) Comprovante de propriedade de terreno;
                 b) Relatório de Vistoria do terreno;
                 c) Projeto Básico de Arquitetura;
                 d) Memorial Descritivo;
                 e) Caderno de Especificações Técnicas;
                 f) Planilha orçamentária em Excel (licitada);
                 g) Cronograma físico-financeiro;
                 h) Composição do BDI;
                 i) Declaração de compatibilidade dos valores da planilha orçamentária com os quantitativos de projeto e os valores apresentados pelo SINAPI;
                 j) Anotações de Responsabilidade Técnica
                 l) ARTs referentes à elaboração de projeto arquitetônico e orçamento;

XII- Parecer da PROAD sobre a viabilidade de execução;

XIII- Se houver contrapartida de recursos por parte da UFRR o processo tem que passar pela PROPLAN para que a mesma se manifeste sobre a viabilidade.

XIV- Portaria de nomeação do Coordenador.

 A subdescentralização é possível, desde que tenha sido prevista no plano de trabalho.
  Após a edição do decreto 10.426, deve haver essa previsão no termo. No termo, apenas deve ser dito que a subdescentralização é possível, as condições serão detalhadas no plano de trabalho.

OBS: O plano de trabalho e o Termo de Execução Descentralizada deverão também ser enviado em mídia editável para o e-mail convenio@ufrr.br 

Após concluída todas as solicitações encaminhar o processo para a Coordenação de Convênios, para darmos sequência aos demais trâmites legais. 

ATENÇÃO

No intuito de minimizarmos as devoluções dos termos cadastrados no referido sistema, listamos abaixo os procedimentos mínimos que deverão ser observados antes do envio para aprovação do gestor orçamentário:

• Observar o prazo de vigência para que o período cadastrado realmente seja suficiente à execução do projeto;
• Consultar a DIVISÃO DE CONTABILIDADE DA UNIDADE SOBRE OS SEGUINTES ASPECTOS:
• A) Viabilidade contábil de execução orçamentária a partir do plano de trabalho elaborado;
• B) Analisar a classificação de naturezas de despesa de acordo com as necessidades do projeto; C) Consultar sobre a possibilidade de apoio de fundações de apoio e qual a natureza de despesa específica para este caso.

IMPORTANTE: Enquanto não forem reunidas todas as documentações solicitadas, o processo não poderá ser encaminhado à Coordenação de Convênios, uma vez que a documentação é fundamental para o prosseguimento do mesmo.

PROCEDIMENTOS NECESSÁRIOS APÓS CONCLUÍDA A FORMALIZAÇÃO:

FISCAIS

Após concluída a formalização, a Coordenação de Convênios ficará responsável por encaminhar a Nota de Crédito ao Coordenador do TED e a Diretoria da Unidade, sendo o primeiro o responsável pela execução do TED e o segundo o responsável de encaminhar à CCONV no prazo de 02 dias o nome dos fiscais que atuarão no TED, sendo o titular e o suplente, conforme art. 17 do Decreto 10.426, de 16 de  julho de 2020.

Art. 17 No prazo de vinte dias, contados da data de celebração do TED as unidades descentralizadoras e descentralizadas designarão os agentes públicos federais que atuarão como fiscais titulares e suplentes do TED e exerceram a função de monitoramento e de avaliação da execução do objeto pactuado.

Parágrafo único. O ato de designação dos gestores titulares e suplentes do TED será publicado no site eletrônico oficial das unidades descentralizadoras e descentralizada.

PROCEDIMENTOS PARA INCLUSÃO DE ADITIVOS

1. O fluxo se Inicia na unidade executora;
2. O coordenador do projeto deverá elaborar uma justificativa fundamentada com a necessidade da prorrogação, assinada pelo coordenador, ratificada pelo Diretor da Unidade e encaminhada à Coordenação de Convênios no prazo de 60 dias antes do término da vigência.

OBS: Caso seja necessário a realização de algum outro ajuste no plano de trabalho, exceto no objeto do mesmo, o procedimento a ser seguido é o mesmo.

DEVOLUÇÃO DOS SALDOS DE CRÉDITO ORÇAMENTÁRIO A CADA EXERCÍCIO FINANCEIRO

Os saldos dos créditos orçamentários descentralizados e não empenhados e os recursos financeiros não utilizados serão devolvidos à unidade descentralizadora até quinze dias antes da data estabelecida para encerramento do exercício financeiro. O coordenador do TED deve se atentar aos prazos para solicitar com antecedência à CCONV para que a mesma proceda com a devolução. 

PRESTAÇÃO DE CONTAS

 Após o encerramento do TED ou da conclusão da execução do objeto, o que ocorrer primeiro, os créditos orçamentários e os recursos financeiros serão devolvidos no prazo de trinta dias, contado da data do encerramento ou da conclusão.

O Coordenador do TED deve enviar a solicitação para a devolução dos créditos orçamentários e dos recursos financeiros  no prazo de 04 dias, contado da data do encerramento ou da conclusão a Coordenação de Convênios.

Os procedimentos para prestação de contas em atendimento ao DECRETO Nº 10.426, DE 16 DE JULHO DE 2020, são:

Modelo – Relatório de Cumprimento do Objeto, conforme modelo disponibilizado pela Coordenação de Convênios.

Relatório de Cumprimento do Objeto

Relatório de Execução Financeira

Relatório de PC conforme Decreto

Mesmo não sendo exigido o envio ao Órgão Concedente, salientamos a necessidade da Unidade Executora atender às determinações abaixo e enviar à Coordenação de Convênios  a documentação no que couber:

• Cópias de documentos, utilizados para complementar a prestação de contas, devem obrigatoriamente, ter o carimbo “confere com o original”, data, carimbo e assinatura do servidor que autenticou;
• No que tange aos originais, também, deverão constar carimbo de identificação do Termo de Execução Descentralizada.
• Termos de Execução Descentralizada em que há Fundação no papel de executora: antes de iniciar a prestação de contas é necessário ter em mãos a prestação de contas realizada entre a Fundação e a Unidade. A mesma deve constar o saldo de devolução (caso haja) para que o respectivo valor seja devolvido ao órgão em tempo hábil;
• Nos casos de PRESTAÇÃO DE CONTAS REFERENTE A OBRAS, deverão ser formulados os seguintes documentos:
• Relatório fotográfico da obra (desenvolvimento da obra: da fase inicial até o resultado final). As fotos devem ter a identificação do termo, o financiador, o endereço, data e referência do responsável pela foto (datado e assinado);
• Termo de entrega e aceitação definitivo da obra, previstos na lei 8.666/93, contendo m² construído, valor investido para a construção, nome da construção, endereço, concedente, número do instrumento jurídico (acordo) e ano em que foi firmado. O termo de aceitação também teve ter data da elaboração, assinatura do engenheiro responsável, do ordenador da unidade e o aceite também do dirigente da instituição.

Modelo – Termo de Aceitação Definitivo de Obra

• Nos casos de PRESTAÇÃO DE CONTAS REFERENTE A EQUIPAMENTO E MATERIAL PERMANENTE, deverão ser formulados os seguintes documentos:
• Relação de bens com o número do patrimônio e o local de guarda (datado e assinado);
• Relatório fotográfico dos bens, com a plaqueta do patrimônio visível (datado e assinado);

Modelo – Relação de Bens – Anexo-VI-RB

Modelo – Formulário para devolução de saldo

Cabe lembrar que a Coordenação de Convênios trabalha com as seguintes Prestações de Contas:

l – Prestação de Contas Parcial: Onde todos os relatórios disponibilizados devem ser entregue a Coordenação de Convênios a cada seis meses.

l – Prestação de Contas Final, após 40 dias do término da vigência do TED, ou da conclusão do objeto do mesmo, deverá ser entregue à CCONV toda a documentação da Prestação de Contas.

ATENÇÃO: A prestação de Contas deverá ser confeccionada pelo Coordenador, conforme estabelecido no Termo de Responsabilidade assinado pelo mesmo, e submetida a aprovação do fiscal do TED.

Estamos à disposição para demais esclarecimentos.

COORDENAÇÃO DE CONVÊNIOS – UFRR

 Endereço eletrônico: ufrr.br/cconv